Como continuación de mi entrada del día 9 de diciembre donde os hablaba de las novedades estratégicas de Horizonte Europa, hoy os traigo las novedades ligadas a los aspectos prácticos de participación. Para todos los que trabajamos con los participantes o somos participantes en primera persona, este será “el pan nuestro de cada día” a partir de 2021, por lo que estad atentos que vienen curvas.

ASPECTOS PRÁCTICOS DE PARTICIPACIÓN

En esta sección vamos a tratar diferentes temas que se relacionan con el día a día de los proponentes de programa marco, y que sin duda van a marcar cambios importantes a la hora de elaborar las propuestas.

Proceso de participación general

En general el proceso de participación no cambia, teniendo que presentar ideas a convocatorias individuales o consorciados, con su fase de evaluación y de firma del acuerdo de subvención. Habrá ajustes en aras a la simplificación. Sigue siendo un programa muy abierto a la participación de cualquier tipo de entidades, públicas y privadas. La novedad con respecto a H2020 es que existe la posibilidad de excluir a entidades concretas de algún país por temas de seguridad o competencia.

Solo reciben financiación, como en H2020, Estados Miembros (EEMM), Países Asociados (PPAA) y Terceros Países  (TC) de renta media-baja. Los acuerdos de asociación aún no se han firmado por lo que se va a hacer una extensión de los que había en H2020, a expensas de lo que ocurra con Reino Unido.

En cuanto al número de participantes en consorcios se mantiene la regla de H2020, pero la novedad ahora es que al menos tiene que haber una entidad de un EEMM para que el consorcio sea elegible. Em acciones individuales esta condición se puede cumplir con un PPAA y en las CSA existirá una posible excepción para que también sean los TC si es un solo participante.

Tipos de acciones

En relación a los tipos de acciones en HE, la terminología es bastante continuista  (RIA; IA; CSA; PPI; PCP; Cofinanciación, MSCA, ERC, Prizes). El cambio viene en las acciones del EIC – Acciones de Innovación e Implantación en el Mercado (IMDA). Este es el nombre que recibirán las acciones centradas en blended finance, las cuales mezclan subvención y capital.

Los porcentajes de financiación se mantienen para la gran mayoría de las acciones, hasta el 100% de costes elegibles en subvención. En IA se sigue manteniendo el 70% de financiación a las entidades con ánimo de lucro. En las acciones de cofinanciación el porcentaje podrá variar ente 30-70%.

Solicitudes y proceso de evaluación

Si hablamos de solicitudes va a haber algunos cambios importantes para los participantes. Todo va a ser electrónico, y va a seguir existiendo la necesidad de presentar una parte administrativa y otra técnica, simplificando la administrativa.

La parte técnica sufre cambios, aquí viene lo clave para mi como consultora, y es que se reduce la extensión de la memoria técnica. RIA, IA se habla de un máximo de 45 páginas. En el caso de las CSA estaríamos hablando de 30 páginas. En las convocatorias en dos etapas, la primera seguiría igual, con una pre-propuesta de 10 páginas, y posteriormente nos iríamos a los nuevos límites de 45 páginas para RIAs e IAs. Es una reducción muy importante, hay que ir más directos al grano y explicarlo todo mucho mejor de lo que ya estábamos haciendo.

Esta reducción se entiende cuando analizamos un poco las novedades en el proceso de evaluación. Los criterios de evaluación a nivel general se mantienen (Excelencia, Impacto e Implementación). A grandes rasgos es continuista, pero se quiere hacer una revisión importante de los subcriterios de evaluación para evitar duplicidades. La gran novedad se da en el criterio de implementación ya que no se van a evaluar las estructuras de gestión, no se deben incluir en la redacción de la propuesta. Se ve que en Europa se han dado cuenta del “copy-paste” que supone gran parte de esta sección, con 4 o 5 modelos de estructuras que se repiten hasta la saciedad. Esto está superado. De ahí que haya menos páginas en las RIAs e IAs.

Pero en lugar de las estructuras de gestión, se va a evaluar la capacidad operacional de los consorcios a través de lo que se plantea en ese apartado: know how y recursos para realizar el proyecto. Esto a mi me suena mucho a la parte de “Team” del antiguo instrumento para PYMES y actual Acelerador, es decir, vamos a dejarnos de cháchara y vamos a contar quiénes somos, qué proponemos y porqué somos los mejores para conseguir lo que plantea Europa.

A mi esta modificación sinceramente me encanta, todo lo que sea escribir menos y escribir mejor, sin dar nada por supuesto, a priori iguala a todo el mundo. Ahora que también debemos tener en cuenta las nuevas formas de evaluación que quiere probar la Comisión y que veremos en dónde se pueden aplicar para que no choquen con estas reducciones en las propuestas.

Y con esto me refiero al proceso de evaluación anónima. Ya se viene dando desde Horizonte 2020. Los evaluadores no saben quién es el proponente, solo se evalúa la idea y cómo se pone en marcha, evitando sesgos o desequilibrios. El concepto es sencillo, pero ponerlo en práctica es complicado. No va a valer con no poner el nombre, sino que si en la propuesta hay datos donde claramente se nos pueda identificar, la propuesta puede quedar invalidada. Las Acciones COST de hecho se rigen por este tipo de evaluaciones.

Esta posibilidad de evaluación existe en el marco legal de Horizonte Europa, se van a lanzar pilotos en evaluaciones en dos etapas donde este tipo de evaluación se aplicará a la primera fase de evaluación.

También la Comisión Europea quiere buscar una mayor transparencia y mayor interacción con los participantes. Está en discusión el cómo lograrlo, pero han planteado algunas sugerencias, como que haya más facilidad sobre cómo reclamar. Se quiere incluir información al respecto en el portal de la Comisión de una forma clara.

Otra idea es incorporar hearings a los proyectos para interactuar con los participantes, por ejemplo. Y la joya de la corona, en mi opinión, de implementarse, sería la posibilidad de refutar la evaluación. Ese piloto consistiría en que los borradores de las evaluaciones individuales se enviarán el coordinador de la propuesta. El coordinador tendría 5 días para contestar a esos borradores, y esos comentarios los tendrían en cuenta en el panel final de evaluación. Se espera un primer piloto en las primeras convocatorias, pero esto no hace sino complicar el papel de los evaluadores en el nuevo programa marco, cada vez con más responsabilidad. Aún así, España es el 4º país en evaluadores en Europa, y esto viene fenomenal para mejorar la participación.

Time to grant , Acuerdo de Subvención y costes

Se mantiene bastante similar al de Horizonte 2020 pero con las nuevas exigencias de HE, con el esquema de 5 meses desde el cierre de la propuesta a la comunicación del resultado, y luego como máximo 8 meses hasta la firma del acuerdo de subvenicón. Destacar que el modelo de acuerdo de subvención va a ser común con otros programas de la Unión (Corporate Model Grant Agreement). Habrá una terminología común, pero va a haber cambios con respecto a la que solemos utilizar nosotros en programa marco.

El cambio más sustancial en este acuerdo de subvención se refiere a los costes de personal. Ahora se van a tener que calcular el coste hora diario. Habrá que hacer la conversión, pero el modelo es uno único y electrónico para todos los programas.

Siguiendo con la nueva estructura de costes, se prevé el uso de modelos simplificados como los lump sums. No se sabe cuál va a ser el impacto real de este modelo de costes, la base legal va a permitir que se sigan utilizando. Viendo a la tendencia de los pilotos lanzados en 2018, entendemos que se van a seguir lanzando en las primeras convocatorias de HE. No tenemos aún las conclusiones de los pilotos de H2020 porque los proyectos no han terminado, pero los participantes que los han utilizado sí pueden dar feedback de las ventajas (simplificación del seguimiento) y de los problemas (tensiones internas en los consorcios, se asumen más riesgos de los que se asumen en un proyecto normal).

OTRAS NOVEDADES A TENER EN CUENTA

Plan de Igualdad de Género

Pasa a ser un criterio de elegibilidad de las instituciones en Horizonte Europa para recibir fondos. De momento se centra en los organismos públicos, universidades, centros de investigación. En empresas aún no es obligatorio tener este Plan de Igualdad de Género, pero lo será en el futuro. Lo que va a comprobar la Comisión Europea es si el beneficiarlo tiene publicado un documento con todos los recursos e indicadores que nos ayudan a implementar la estrategia de igualdad de género, cursos formativos para la sensibilización, etc.  Se debe implicar el equipo de trabajo, el grupo beneficiario de los fondos, no solo la institución en general.

Mantenimiento de TRLs

Los TRLs se empezaron a utilizar en H2020 y nos han ayudado a saber si nuestra idea se ajustaba bien la convocatoria. En los topics seguiremos encontrándonos, con definiciones muy abiertas y el proponente tendrá que demostrar que se ajusta a lo que solicita el topic. También en el EIC se comenzará a hablar de Business Readiness Levels (BRL).

Sello de Excelencia

Ya se ha utilizado en Horizonte 2020 y consiste en un certificado a los proyectos que son buenos, que consiguen un buen ranking, pero que no llegan al corte para ser financiados. Los proyectos con este Sello de Excelenciase pueden financiar con fondos FEDER, FEADER, etc. Pero en España necesitamos una estrategia a nivel nacional. De hecho ya se ha trabajado en esta línea y se ha incluido el sello de excelencia en el Plan Estatal y la Estrategia de Especialización Inteligente del Plan Estatal. Esta es la puerta a los Fondos de Cohesión, pero debe haber implicación a su vez de las Comunidades Autónomas, que pueden integrar estas financiaciones en sus planes regionales.  Sin duda se trata de una manera de mejorar las condiciones de financiación y de especialización inteligente, buscando sinergias reales entre fondos europeos. De esta forma, proyectos evaluados en unos fondos se pueden financiar en otro fondo sin necesidad de nuevos pasos intermedios porque esos proyectos ya son excelentes.

Plan de difusión y explotación

Habrá que presentar un pequeño borrador en la fase de propuesta. Durante los primeros 6 meses de vigencia de nuestro proyecto financiado, tendremos que presentar obligatoriamente el plan completo y posteriormente actualizarlo.

Fast track to research and innovation procedure

Nuevo procedimiento rápido para reducir el time to grant. Se va a centrar en Proyectos del pilar 2 o del pathfinder, con unas condiciones de financiación de 2.5 millones de euros y un máximo de 6 participantes, comprometiéndose la Comisión Europea a un time to grant de 6 meses. Los tipos de acciones serán RIA e IA y, aunque es similar al FTI de H2020, sufre ligeros cambios.

Con esta segunda parte terminan las novedades generales del nuevo programa marco Horizonte Europa. Conforme se vayan consolidando los programas de trabajo seguiremos hablando en el blog de aquellos temas que más interesan a la comunidad estratégica, como son las Acciones Marie Sklodowska-Curie o el Consejo Europeo de Innovación. Pero como siempre, estoy abierta a sugerencias. ¡Déjamelas en comentarios si hay algún tema que te parezca relevante y del que quieras que hablemos!

¡Nos vemos en la próxima!